1.- دعوت اعضا

طبق ماده 120 قانون تجارت، رئیس هیات مدیره علاوه بر دعوت و اداره جلسات هیات مدیره موظف است که مجامع عمومی صاحبان سهام را در مواردی که هیات مدیره مکلف به دعوت آنها می‌باشد دعوت نماید.

2.تنظیم صورتجلسه

طبق ماده 123 قانون تجارت، برای هر یک از جلسات هیات مدیره باید صورتجلسه‌ای تنظیم و لااقل به امضا اکثریت مدیران حاضر در جلسه برسد. در صورتجلسات هیات مدیره نام مدیرانی که حضور دارند یا غایب می‌باشند و خلاصه‌ای از مذاکرات و همچنین تصمیمات متخذ در جلسه با قید تاریخ در آن ذکر می‌گردد. هر یک از مدیران که با تمام یا بعضی از تصمیمات مندرج در صورتجلسه مخالف باشد نظر او باید در صورتجلسه قید شود.

3.انتخاب مدیر عامل در ثبت شرکت" target="_blank">ثبت شرکتها

طبق ماده 124 قانون تجارت، هیات مدیره باید اقلا یک نفر شخص حقیقی را به مدیریت عامل شرکت برگزیند و حدود اختیارات و مدت تصدی و حق الزحمه او را تعیین کند در صورتی که مدیر عامل عضو هیات مدیره باشد دوره مدیریت عامل او از مدت عضویت او در هیات مدیره بیشتر نخواهد بود. مدیر عامل شرکت نمی‌تواند در عین حال رئیس هیات مدیره همان شرکت باشد مگر با تصویب سه چهارم آراء حاضر در مجمع عمومی.

تبصره- هیات مدیره در هر موقع می‌تواند مدیر عامل را عزل نماید.

4.ممنوعیت مدیر عامل بودن بیش از یک شرکت

ماده 126 قانون تجارت، اشخاص مذکور در ماده 111 (دارا نبودن شرایط مدیریت) نمی‌توانند به مدیریت عامل شرکت انتخاب شوند و همچنین هیچ کس نمی‌تواند در عین حال مدیریت عامل بیش از یک شرکت را داشته باشد. تصمیمات و اقدامات مدیر عاملی که بر خلاف مفاد این ماده انتخاب شده است در مقابل صاحبان سهام و اشخاص ثالث معتبر و مسئولیت‌های سمت مدیریت عامل شامل حال او خواهد شد.

ثبت شرکت" target="_blank">ثبت شرکت

ثبت شرکت" target="_blank">ثبت شرکتها

ثبت شرکت" target="_blank">ثبت شرکت

ماده ۵۴: ابتدای سال مالی تعاونی اول  .................................. ماه و انتهای آن آخر .......................ماه همان سال/ سال بعد/ خواهد بود باستثنای سال اول تاسیس که از تاریخ تشکیل تا پایان ........................ است.

ماده ۵۵ : هیات مدیره موظف است نسخه ای از گزارشها، صورتهای مالی تا پایان دوره از قبیلی ترازنامه و حسابهای عملکرد و سود و زیان، پیشنهاد نحوه تقسیم سود خالصی و بودجه پیشنهادی سال بعد را پس از آماده شدن حداکثر تا ۳۰ روز قبل از تاریخ تشکیل جلسه مجمع عمومی عادی سالانه برای رسیدگی به بازرس/ بازرسان/ تسلیم نموده و علاوه بر آن هر سه ماه یکبار تراز آزمایشی حسابهای تعاونی را همراه با تجزیه و تحلیل فعالیت سه ماهه تعاونی تهیه و در اختیار بازرس/ بازرسان/ قرار دهد و نسخهای از آنها را نیز به وزارت تعاون ارسال دارد.

ماده 56: یک از اعضاء در صورت مشاهده نقص یا تخلف در اداره امور تعاونی می تواند گزارش و یا شکایت خود را به بازرس / بازرسان اعلام کند و در صورت عدم اخذ نتیجه و باقی بودن بر شکایت، با وزارت تعاون مکاتبه کند.

هیات مدیره مکلف به اجرای نظر وزارت تعاون مزبور که به طور کتبی و رسمی ابلاغ می شود خواهدبود.

مدیران تعاونی موظفند با کارشناسان، حسابرس یا حسابرسان منتخب وزارت تعاون همکاری کنند و کلیه اسناد و مدارک مورد نیاز را در اختیار شان قرار دهند.

ماده 57: در تهیه و تنظیم اسناد حسابداری و دفاتر قانونی و صورتهای مالی، رعایت اصول و موازین، روشهای متداول و قابل قبول و قوانین و مقررات جاری الزامی است .

ماده 58: هدایا و کمکهای بلاعوض در صورتی که از طرف اعطاکننده برای مصرف خاصی تعیین نشده باشد اگر نقدی باشد به حساب درآمد و اگر نقدی باشد به حساب درآمد منظور خواهد شد.

ثبت شرکت" target="_blank">ثبت شرکت

هیات مدیره در ثبت شرکت تعاونی:

ه) مدارک مربوط به تقویم و تسلیم آن مقدار از سرما که به صورت جنبی بوده است.

و) فهرست اسامی و مشخصات داوطلبان تشکل تعاونی

ز) فهرست اسامی حاضران در اولین مجمع عمومی عادی که حاوی امضای آنها باشد.

ح) فهرست اسامی و مشخصات و نشانی اعضای اولین هیات مدیره و بازرس یا بازرسان اعم اصلی و علی البدل و مدیرعامل که حاوی امضای آنها باشد

ط) قبولی کتبی اعضای اولین هیات مدیره و بازرس یا بازرسان

ی) صورتجلسه راجع به جلسه اولين هیات مدیره دایر بر انتخاب رئیس و نایب رئیس و منشی هیات مدیره، انتخاب صاحبان امضاهای مجاز واسامی و مشخصات آنها و انتخاب مدیر عامل

5- اقدامات اداره تعاون

اداره تعاون مجوز ثبت تعاونی را که عبارت است از درخواست ثبت شرکت یا اتحادیه تعاونی جدیدالتشکیل از مرجع ثبت، به همراه مدارک و اوراق مذکور را به (اداره کل ثبت شرکت" target="_blank">ثبت شرکتها) در تهران و (اداره ثبت) در شهرستان ها ارسال می کند تا به ثبت تعاونی اقدام کند. (فرم شمارهٔ 7)

۶- اقدامات قرارداد ثبت شرکتها

اداره ثبت تعاونی موضوع را به وسیلهٔ درج آگهی در روزنامه رسمی به اطلاع عموم می رساند و رونوشتی از آگهی ثبت و اساسنامه ممهور به مهر خود را به اداره کل یا اداره تعاون ارسال می دارد.

یادآوری: شرکت ها و اتحادیه های تعاونی ، از پرداخت حق الثبت و نصف تعرفه آگهی ثبت در روزنامه رسمی معافند.

7- پروانه تاسیس

هیات مدیره تعاونی پس از ثبت باید از اداره تعاون برای آن پروانه تاسیس بگیرند و پس از اخذ پروانه تاسیس است که شرکت تعاونی می تواند به فعالیت بپردازد.

مدارک مورد نیاز جهت اخذ پروانه تاسیس:

الف) فتوکپی مدرک ثبت تعاونی که از مرجع ثبت دریافت شده است.

ب) نسخه ای از روزنامه رسمی که آگهی تشکیل شرکت تعاونی در آن چاپ شده است.

ج) تقاضانامه برای اخذ پروانه تاسیس که به عنوان اداره تعاون نوشته شده است.(فرم شماره 8)

سال مالی شرکت‌ها و موسسات

سال مالی شرکت از روز اول فروردین هر سال آغاز می‌شود و روز آخر اسفند همان سال به پایان می‌رسد. اولین سال مالی شرکت از تاریخ تاسیس تا آخر اسفندماه همان سال است.

آیین‌نامه مربوط به روش نگهداری دفاتر قانونی

طبق ماده 3 آیین‌نامه، مودیان مشمول این آیین‌نامه مکلفند برای هر سال مالی، فقط از دفاتر امضا پلمپ و ثبت شده ظرف یک سال قبل استفاده نمایند. مگر اینکه در طی سال به علت تمام شدن دفاتر نیاز به دفاتر جدید باشد که در این صورت مجاز هستند دفاتر جدید امضا، پلمپ و ثبت نمایند و با رعایت مقررات ماده 16 این آیین‌نامه ادامه عملیات مالی را در دفاتر جدید ثبت کنند. درج تعداد و مشخصات دفاتر ماخوذه برای استفاده در هر سال مالی، در اظهارنامه مالیاتی مربوط به آن سال الزامی است.

دفتر قانونی روزنامه

طبق ماده 4 آیین‌نامه، دفتر روزنامه دفتر است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی خود را با رعایت اصول و موازین و استانداردهای پذیرفته شده حسابداری و به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت نمایند. (ماده 7 قانون تجارت)

دفتر قانونی کل

طبق ماده 15 آیین‌نامه، دفتر کل مرکزی است که عملیات ثبت شده در دفتر بر حسب سرفصل یا کدگذاری حساب‌ها در صفحات مخصوص آن نوشته می‌شود به ترتیبی که تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه از آن امکان‌پذیر باشد. (ماده 8 قانون تجارت)

مدت زمان نگهداری دفاتر قانونی روزنامه و کل

طبق ماده 13 قانون تجارت، کلیه معاملات و فعالیت‌های تجاری و صادرات و واردات در دفاتر قانونی روزنامه و کل باید به ترتیب تاریخ در صفحات مخصوص نوشته شود و تراشیدن و حک کردن و همچنین جای سفید گذاشتن بیش از آنچه که در دفترنویسی معمول است و در حاشیه و یا بین سطور نوشتن ممنوع است و شرکت و موسسات باید تمام دفاتر قانونی را از پایان هر سالی لااقل تا ده سال نگهداری کنند.

موارد کاربرد دفاتر قانونی

طبق ماده 14 قانون تجارت، دفاتری که تجار (شرکت‌ها یا موسسات غیرتجاری) برای امور تجاری خود به کار می‌برند در صورتی که مطابق مقررات این قانون مرتب شده باشد بین تجار (شرکت‌ها یا موسسات غیرتجاری) در امور تجاری سندیت خواهد داشت و در غیر این صورت فقط بر علیه صاحب آن معتبر خواهد بود.

ماده 50: مجمع عمومی عادی ------------ از اشخاص حقیقی یا حقوقی را برای مدت یک سال مالی به عنوان بازرس / بازرسان/ انتخاب می کند، انتخاب مجدد آنان بلامانع است.

(تعداد بازرسان باید عدد فرد باشد مثلا یک یا سه نفر).

تبصره 1: در صورت فوق یا ممنوعیت قانونی و یا استعفای بازرس/ بازرسان/ اصلی، هیات مدیره مکلف است ظرف ده روز بازرس / بازرسان/ علی البدل را به ترتیب آراء بیشتر برای بقیه مدت دعوت کند.

ثبت شرکت

تبصره 2: حق الزحمه و پاداش بازرسان با تصویب مجمع عمومی تعیین می گردد.

تبصره 3: تا زمانی که بازرس / بازرسان / جدید انتخاب و قبولی سمت نکرده اند بازرس/ بازرسان / قبلی کماکان مسئولیت بازرسی را به عهده دارند.

ماده 51: وظایف بازرسان تعاونی به شرح زیر است:

1- نظارت مستمربر انطباق نحوه اداره امور تعاونی و عملیات و معاملات

رئیس مجمع منشی مجمع

انجام شده با اساسنامه و قوانین و مقررات و دستورالعملهای مربوطه

2- رسیدگی به حسابها، دفاتر، اسناد - صورتهای مالی از قبیل ترازنامه و حسابهای عملکرد و سود و زیان، بودجه پیشنهادی و گزارشات هیأت مدیره، مجمع عمومی ، شخصا و یا در صورت لزوم با استفاده از کارشناس که در این صورت پرداخت هزینه کارشناس با تصویب مجمع عمومی بر عهده تعاونی است.

3- رسیدگی به شکایات اعضا و ارائه گزارش به مجمع عمومی و مراجع ذیربط.

4- تذکر کتبی تخلفات موجود در نحوه اداره امور تعاونی به هیات مدیره و مدیر عامل و تقاضای رفع نقص.

5- نظارت بر انجام حسابرسی و رسیدگی به گزارشهای حسابرسی و گزارش نتیجه رسیدگی به مجمع عمومی تعاونی و مراجع ذیربط.

تبصره 1: بازرس موظف است/ بازرسان موظفند /گزارش جامعی راجع به وضعیت تعاونی به مجمع عمومی عادی سالیانه تسلیم کند. گزارش بازرس باید لااقل 10روز قبل از تشکیل مجمع عمومی عادی سالیانه جهت مراجعه صاحبان سهام در مرکز تعاونی آماده باشد. در صورتی که تعاونی بازرسان متعدد داشته باشد. هر یک میتواند به تنهایی وظایف خود را انجام دهد، لیکن کلیه بازرسان باید گزارشر واحدی تهیه کنند. در صورت وجود اختلاف نظر بین بازرسان موارد اختلاف با ذکر دلیل در گزارشی ذکر خواهد شد.

تبصره ۲: بازرس/ بازرسان / حق دخالت مستقیم در اداره امور تعاونی را نداشته ولی می تواند / می توانند/ بدون حق رای در جلسات هیات مدیره شرکت کند/ کنند / و نظرات خود را نسبت به مسائل جاری تعاونی اظهار دارد/دارند/.

ماده ۵۲ : در صورتی که هر یک از بازرسان تشخیص دهد که هیأت مدیره و یا مدیر عاملی در انجام وظایف محوله مرتکب تخلقی شده و به تذکرات ترتیب را نمیدهند، مکلف است از هیأت مدیره تقاضای برگزاری مجمع عمومی فوق العاده برای رسیدگی به گزارش خود را بکند.

شرکت تعاونی شرکتی است که بین اشخاص حقیقی، برای فعالیت در امور مربوط به تولید و توزیع ، در جهت اهداف مصرح در قانون بخش تعاونی ، به منظور بهبود وضع اقتصادی و اجتماعی اعضا از طریق همکاری و تشریک مساعی آنها ، با رعایت قانون مزبور، تشکیل می شود.

فقط اشخاص حقیقی، یعنی افراد انسانی ، می توانند به تشکیل شرکت تعاونی اقدام کنند و به عضویت آن درآیند. این مطلب از منطوق ماده 8 قانون بخش تعاونی که می گوید ( عضو در شرکت های تعاونی، شخصی است حقیقی) مستفاد می شود. نکته قابل ذکر این است که در شرکتهای تعاونی، برخلاف شرکت های تجاری که در آنها اصولا حق رای شرکا و سهامداران با میزان سرمایه آنها در شرکت ارتباط دارد، حق رای اعضا، به مقدار سرمایه آنها بستگی ندارد و هر عضو در مجامع عمومی، بدون توجه به مقدار سرمایه ای که در شرکت تعاونی دارد، دارای یک رای است که به آن ، اصل هر عضو یک رای می گویند.